– das Dokumentenmanagementsystem
Dokumente, E-Mails und Workflows – alles einfach archiviert und verwaltet
Das Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) von docuvita ermöglicht es Ihnen, alle Ihre wichtigen Dokumente sicher und organisiert an einem Ort zu speichern. Von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Kundeninformationen und internen Prozessen – alle wichtigen Informationen sind stets in digitalen Ordnern griffbereit und können einfach und schnell gefunden werden. Sie optimieren Arbeitsabläufe durch Festlegung von automatischen Workflows und verbessern die Nachvollziehbarkeit – revisions- und rechtssicher.
Der Umgang mit docuvita ist einfach und komfortabel und stößt dadurch auf hohe Akzeptanz. Dies wird unter anderem durch eine nahtlose Integration in ERP- oder CRM-Systeme ermöglicht – ganz auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen angepasst.
Dokumentenmanagement: Die vier entscheidenden Vorteile
1. Informationszentrale in Ihrem Unternehmen
In einem Dokumentenmanagement-System (DMS) werden Ihre Dokumente, E-Mails und Daten aus all Ihren IT-Systemen automatisch zentral zusammengeführt. Dabei ist es egal in welchem Format Ihre Daten vorliegen. Sie haben die Dokumente nur in Papierform? Dann besteht der erste Schritt in der Wandlung in digitale Dokumente. Auf Grund von Verknüpfungen zu führenden Anwendungen (z.B. ERP- oder CRM-System) entfällt die doppelte Pflege von Stammdaten. Aus vielen Programmen kann direkt in docuvita gesucht oder in relevante Akten gesprungen werden.
Ein weiterer Vorteil: Sie sind unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz im Büro. Greifen Sie auf Wunsch von jedem Ort der Welt sicher auf Ihre Daten zu. Ermöglicht wird dieses durch den Einsatz moderner Webtechniken. Diese erlauben einen Zugriff über nahezu jedes internetfähige Endgerät.
2. Verbesserung der Zusammenarbeit
Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.
Tipp: Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Firmenzentrale, den Filialen, den Abteilungen oder den Mitarbeitern im HomeOffice und sparen gleichzeitig viel Zeit mit dem Dokumentenmanagement von docuvita.
3. Prozessoptimierung durch Workflows
Mit Workflows wird die Zusammenarbeit im Dokumentenmanagement weiter optimiert. Und zwar nicht nur zwischen Ihren Mitarbeitern sondern auch zwischen technischen Systemen untereinander oder bis hin zu Ihren Kunden oder Lieferanten. Anwendungsfälle für Workflows reichen vom Einreichen von Urlaubsanträgen über Bestellprozesse an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind bis hin zu komplexen Rechnungsfreigaben über verschiedene Standorte und Freigabelimits hinweg.
Ein Workflow besteht dabei immer aus einzelnen Aufgaben: Diese Aufgaben werden entweder von einem Benutzer ausgeführt oder es können technische Aufgaben sein. Zu den technischen Aufgaben gehören das z.B. Versenden von E-Mails, Eskalationen, der Druck von Dokumenten oder die Übergabe an ein anderes Programm.
4. Zugewinn an (Rechts-)Sicherheit
Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung der Dokumente-Dateien und Metainformationen. Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter: Digitale Rechnungsverarbeitung
Für Rechnungen jedes Formats, egal ob gescannt, digital oder als Anhang einer E-Mail, lassen sich passende Auswertungsmöglichkeiten finden und die Verarbeitung automatisieren. Nutzen Sie so noch mehr Einsparungspotenzial durch volldigitale Prozesse:
Wir beraten Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten mit docuvita.
